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Hoje vamos conversar sobre um assunto muito abordado: documentos

Documentos empresariais e pessoais, digitais ou não, precisam ser guardados e muito bem organizados


Documentos empresariais, documentos pessoais, documentos digitais. Não importa o assunto. Precisam ser guardados e muito bem organizados. Para todos os tipos existirão características específicas, mas darei algumas dicas gerais a serem seguidas:

- Escolha o local onde serão guardados seus documentos. Se forem documentos impressos em papel, procure um local seco, bem ventilado, livre de bolor e odor. Se for uma documentação digital, escolha a plataforma mais indicada. Neste caso, a ajuda de um profissional da área é bem-vinda, pois existem vários cuidados a serem tomados para que não se percam.

- Continuando com documentos impressos, os arquivos em plásticos, PVC ou outro material sintético são adequados. Evite caixas de papelão, que são mais passíveis de deterioração.

- Organizar em pastas com identificação por ordem alfabética pode facilitar o serviço, mesmo que digital. Ou se preferir, pode optar por datas ou por assuntos.

- Documentos residenciais e familiares poderão ser setorizados por membros da família.

- Contas de luz, água, energia e gás já quitadas deverão ser guardadas pelo menos no período de um ano. Após esse tempo você poderá requerer um comprovante de quitação anual junto ao órgão competente.

- Para grande empresas que precisam manter documentos armazenados por mais tempo, já contamos com espaços especializados que armazenam, cuidam da manutenção e da qualidade de documentos para vários clientes ao mesmo tempo. Como se fosse um grande cofre.

- Não esqueça que o avanço da tecnologia pode ser seu aliado. Se possível, e o tipo de documento permitir, uma ótima opção é a digitalização. E depois, armazene em nuvem.

 

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